在中国成功举办的众多展览会背后，行业协会是常见的身影。据统计，中国中字头的协会约有1500家，协会作为政府与行业企业间起纽带作用的服务性组织，无论是传递政府和企业间的政策或意见，还是为企业更好发展提供服务，都离不开会员的支持，由协会主办的展览会自然也不例外。
通常，一个行业协会的长期会员少则数十人，多则数千人；由行业协会成功举办的展览会，每年涵盖的客户、观众更多达数万人。随着行业协会不断壮大的业务发展，需要维护的庞大会员及客群、海量的信息资源数据管理、内部协作等等，使其运营管理压力和所面临难题在持续增加。同时，出于会员费和展会收入是作为协会的主要收入来源之一，行业协会进行信息化升级，提升综合管理效能，在互联网快速发展的当今，被越来越多行业协会所重视。行业协会也于近几年，逐渐进入到了更换或部署信息系统的高峰期。
那么如何实现行业协会的信息化升级？选择一套适合自身业务发展需求，并能提升行业协会及其所举办展会的整体运营管理的CRM管理系统软件，是强有力的捷径。据国内领先会展管理软件供应商苦瓜软件，对行业协会及会展行业所作的需求调查，行业协会需进行的信息化升级主要包括几个方面。一是，协会运营涉及的数据导入导出、会员及客户数据信息的更新、分类、查询、清洗等海量繁杂数据信息的处理，需要建立会员数据和展会数据的统一管理；二是，需要建立统一的会员和展商中心，方便浏览和查找会员、展商、观众等对应的联系人信息；三是，建立统一的业务工作中心，提高内部会员、管理人员、工作人员间业务开展的协作管理；四是，需要统一的联络平台，完成会展开办中邮件和信息的相互传递。
苦瓜软件CRM系统的客户数据管理流程图
苦瓜软件围绕以上需求，对行业协会所进行的信息化系统改造，其技术总监薛永生发表了专业观点：“行业协会的会员管理需要强大的数据统一处理为前提。苦瓜软件通过实时同步的数据交互，能够实现繁杂数据、业务、人员、资源等各方面管理的信息化整合。这将提高协会内部信息交互水平，优化协会会员、客群管理及工作人员间协作的工作流程，为协会整体运营管理进行升级、减负。举个例子，向政府汇报行业统计数据，是许多行业协会每年的例行职能。有的时候统计纬度非常多，单用Excel表去统计就会非常繁琐，苦瓜软件的实时统计报表功能，可以统计协会需要的任何报表，只需轻轻点击鼠标就可以获得图文并茂的统计报表数据，这就大大减轻了协会处理数据信息的压力。”
对来自互联网的数据和协会的内部管理系统交互难题，苦瓜软件的“问卷功能”同样提供了完美解决方案。会员申请递交问卷后，系统会自动发送邮件提醒给相关的负责人，数据也将同时自动写入内部系统，可以直接在系统中进行回复、处理。协会针对行业的在线调研也可以通过苦瓜软件的问卷功能发布出去，调研的结果可以随时到问卷后台查看、导出。这些便利功能，将有利于简化和完善协会内部工作流程，提高协会内部团队的工作效率。
目前，苦瓜软件已经为中国服装协会、中国连锁经营协会、中国产业海外发展和规划协会、中国轻工业协会、中国塑料加工协会等超过40个行业的120余家协会及会展企业，提供了包含会员管理、客户管理、数据管理、业务管理、运营管理等从端到端的“一站式”会展信息化服务解决方案，其中有多个展会即为行业协会所举办。在互联网信息化浪潮趋势下，苦瓜软件将秉持“以客户需求为中心”，坚持技术创新及顾问式服务的理念，继续助力行业协会及我国展览业信息化升级发展。
